Razlogov za dogodek v vašem podjetju je veliko. Lahko so to obletnice podjetja, predstavitev novega izdelka, dogodki za zaposlene ali pa konference. In čeprav je v teoriji organizacija dogodkov preprosto opravilo, se vsi, ki so že kdaj organizirali kakršenkoli dogodek, strinjajo, da je za uspešen dogodek potrebno ogromno dela in usklajevanja, da je rezultat točno takšen, kot želijo. Zato ni slaba ideja, da za organiziranje naslednjega dogodka najamete nekoga, ki vam bo pri pripravah pomagal, na samem dogodku pa ne boste čutili pritiska in boste lahko uživali ter se družili z vašimi gosti.
V vsakem podjetju se prej ali slej pojavi dogodek, za katerega se je potrebno obsežno pripraviti. Ne glede na to, ali je dogodek namenjen samo zaposlenim, partnerjem ali pa širši javnosti, uspešnost dogodka odraža profesionalnost podjetja, zato se ga je treba lotiti resno. Če glavna dejavnost vašega podjetja ni organizacija dogodkov, je pametno razmisliti o najemu organizatorja, ki bo za vaše podjetje organiziral kvaliteten dogodek, kjer bo vse potekalo brez večjih zapletov.
Organizacija dogodkov ni zgolj logistika, ampak mora imeti dogodek neko vsebino oz. zgodbo, ki jo želite z dogodkom predstaviti. Dogodek za desetletnico podjetja tako ne bo isti kot predstavitev novega izdelka. Za dogodek je potrebno pripraviti strategijo, ki se dotika vseh področij dogodka. Poskrbeti je treba za medijsko izpostavljenost dogodka, če je dogodek javen, ali pa povabljenim poslati vabila. Glede na vrsto in željo naročnika je potrebno najeti podizvajalce, kot je catering ali fotograf, in se z njimi dogovarjati o pričakovanjih in željah. Seveda je potrebno poskrbeti tudi za okrasitev prostora in ostale aktivnosti, ki se bodo dogajale na dan dogodka. Sem spada vse od povezovanja dogodka, koncertov, pa do morebitne organizacije nagradnih iger. Nekateri želijo po samem dogodku pokazati hvaležnost gostom, zato je potrebno pripraviti tudi promocijska darila in se lotiti distribucije fotografskega materiala. V primeru najema organizatorja dogodkov je za vse stvari poskrbljeno in vaša glavna naloga je, da organizatorju zaupate svoje želje in pričakovanja.
Ne glede na to, ali se pripravljate na dogodek, kjer bo dvajset ali sto ljudi, z organizacijo dogodka je dobro začeti čimprej. Veliko ljudi se ne zaveda, da organizacija dogodkov traja tudi po zaključku dogodka, ko se navzoče spomni o preteklem dogodku. Organizatorji dogodkov na take malenkost ne pozabijo, saj organizirajo ogromno dogodkov, zato vedo, kaj pričakovati, kakšne so morebitne težave, ki se lahko pojavijo in kako jih uspešno rešiti.
Organizacija dogodkov je stresno opravilo, ki vam lahko vzame ogromno časa. Največkrat si ljudje, ki se ne ukvarjajo z organizacijo dogodkov, že na začetku napačno zastavijo cilje, ki jih potem ne morejo izpolniti, kar vodi v slabo organiziran dogodek in morebitno nezadovoljstvo gostov. Poleg tega je dogodek v podjetju namenjen temu, da se sprostite in uživate, ne pa, da na svojem dogodku hitite z enega konca na drugega, se dogovarjate s podizvajalci in rešujete težave. Z najemom podjetja, ki se strokovno ukvarja z organizacijo dogodkov, se izognete začetniškim napakam, ki ločijo profesionalno organizirane dogodke od ostalih.
Uspešna organizacija dogodkov se začne že dolgo pred samim dogodkom in da organizacija dogodka poteka brez nesporazumov, se pred začetkom organizator z naročnikom posvetuje o njegovih ciljih in pričakovanjih. Potrebno je jasno zastaviti, kaj naročnik pričakuje od dogodka, kakšen je proračun, kdaj in kje bo dogodek potekal in pričakovano število navzočih. Ker je organizacija dogodkov kompleksna stvar, je komunikacija med organizatorjem in naročnikom eden glavnih pogojev, ki mora delovati brezhibno, da bo dogodek uspešen.
Organizator se nato loti procesa organiziranja dogodka, ki obsega vse, od rezervacije primernega prostora, do promocijskega materiala. Načrtovanje vseh aktivnosti in iskanje potencialnih podizvajalcev je tako delo organizatorja dogodka, ki jih naročnik le še potrdi. Glavna naloga organizatorja dogodka je, da naročnika in njegovo podjetje predstavi v najboljši luči, kar doseže z nepozabnim dogodkom, ki bo ostal v spomin vsem povabljenim.
